Adicionando, importando, modificando e convidando usuários novamente

Adicionando, importando, modificando e convidando usuários novamente

No Zoho CRM, um usuário é aquele que gerencia registros, sejam eles próprios ou compartilhados por outros usuários, dentro da organização. Além de acessar os dados do CRM, alguns dos usuários podem executar funções administrativas para o bom funcionamento da conta do CRM. Como administradores, você pode adicionar usuários à conta do Zoho CRM da organização, permitindo que seus funcionários realizem suas tarefas diárias de forma independente.
A adição de usuários no CRM é baseada em suas edições e no número de licenças de usuário. Cada usuário pode entrar em sua conta com um endereço de e-mail e senha. Cada usuário recebe uma função e um perfil . O perfil determina quais recursos um usuário tem permissão para acessar e a função determina quais dados o usuário pode acessar com base na hierarquia da organização.
Alguns dos complementos e plug-ins do Zoho CRM precisam ser habilitados para que os usuários possam acessar o recurso, como as licenças da edição móvel, o complemento Zoho Mail, o plug-in para Microsoft Outlook e muito mais. Consulte também Gerenciar perfil

Disponibilidade
Permissão necessária
Os usuários com permissão Gerenciar Usuário em seu perfil podem acessar esse recurso.
  
Tipos de perfis de usuário

Administradores: Usuários que podem acessar todo o sistema. Deve haver pelo menos um administrador que possa acessar todos os dados e recursos em sua conta do Zoho CRM. Exemplo: CEO ou qualquer nível superior na hierarquia da organização, como altos funcionários ou alta gerência.

Usuários padrão: usuários que podem acessar dados de acordo com suas permissões (perfis) e funções definidas na organização. Exemplo: Gerentes de vendas, gerentes de marketing, agentes de suporte, etc.

Os usuários com a permissão Gerenciar Usuários habilitada em seu perfil podem acessar a lista de usuários e executar tarefas como adicionar usuários individualmente, importar vários usuários, modificar e atualizar os detalhes do usuário existentes e exibir os aplicativos e complementos ativados para cada usuário. A página de detalhes de um usuário também fornecerá as informações sobre os plug-ins e complementos que são ativados para o usuário. Certifique-se de ter criado as funções e os perfis apropriados antes de adicionar ou importar, pois eles precisarão ser atribuídos aos usuários adicionados.


Pontos a serem considerados ao adicionar usuários

  1. Uma vez que a conta é criada, o super administrador deve confirmar a conta. Se um usuário for convidado antes de confirmar, o e-mail de convite não será enviado. O super administrador deve confirmar a conta e convidar novamente o usuário.

  2. O administrador adiciona um usuário fornecendo alguns detalhes básicos, como nome, endereço de email, função e perfil.
  3. Você também pode adicionar vários usuários importando um arquivo com detalhes como nome, e-mail, endereço, função e perfil.
  4. Quando os usuários são adicionados manualmente, o sistema envia automaticamente um convite por e-mail para o endereço de e-mail do usuário. Outros detalhes como números de telefone, endereço, foto, fax, site, data de nascimento, idioma, etc. podem ser inseridos após a adição do usuário.
  5. Se os usuários forem importados para o sistema, os convites por e-mail para os usuários deverão ser disparados manualmente clicando no botão reconvidar . Outros detalhes como números de telefone, endereço, foto, fax, site, data de nascimento, idioma, etc. podem ser inseridos após a adição do usuário.
  6. Os usuários devem aceitar o convite clicando no link Acesso no e-mail de convite em até 7 dias após o recebimento.
  7. Depois de aceitar o convite, o usuário preenche o que for aplicável:
    • O usuário é novo no Zoho e não tem uma conta Zoho:
      • Após clicar no link de acesso no e-mail, o usuário será redirecionado para a página de inscrição.
      • O usuário se inscreverá e criará uma conta no Zoho.
      • Ao criar a conta, o usuário deve clicar no botão Continuar entrando .
      • O usuário deve confirmar o endereço de e-mail acessando o link enviado no e-mail de confirmação.
    • O usuário já tem uma conta no Zoho , mas não tem uma conta do Zoho CRM:
      • Depois de clicar no link de acesso no e-mail, o usuário deve clicar no botão Continuar entrando .
      • O usuário estará conectado à conta do Zoho CRM associada à conta da empresa.

Adicionando usuários

Na Free Edition, você pode adicionar até 3 usuários. Nas outras edições, o número de usuários que você pode adicionar é baseado nas licenças de usuário adquiridas.

Para adicionar usuários

  1. Faça login no Zoho CRM com privilégios de administrador.
    Os usuários com permissão Gerenciar usuários em seu perfil também podem adicionar usuários.
  2. Vá para Setup > Users & Control > Users .
  3. Na página Usuários, clique em + Adicionar Novo Usuário .


  4. Na página Adicionar Novo Usuário, insira os seguintes detalhes:
    • Nome & Sobrenome : Digite o nome do usuário.
    • E-mail : insira o endereço de e-mail válido do usuário que ainda não foi usado para criar uma conta do Zoho CRM.
      Um convite será enviado para este endereço de e-mail.
    • Função : escolha a função do usuário em sua organização.
    • Perfil : escolha um perfil que defina os direitos de acesso do usuário em sua conta do Zoho CRM.
      Você pode adicionar outros detalhes como números de telefone, endereço, foto, fax, site, data de nascimento, idioma, etc., depois de adicionar o usuário.
    • Território : atribua um território para o usuário.
      Esta opção estará disponível apenas se ativar os Territórios.

      É obrigatório inserir os detalhes do Nome, E-mail, Função e Perfil .
  5. Clique em Salvar .
    O sistema envia um convite para o endereço de e-mail do usuário. Somente quando o usuário aceitar o convite, o status do usuário será alterado para Confirmado .

Importando usuários

Importar usuários é uma maneira conveniente de adicionar vários usuários ao sistema CRM ou atualizar informações dos usuários existentes. Os usuários com perfil de Administrador ou Gerenciar Permissões de Usuário podem importar usuários para suas contas da organização

Formatos suportados para importação : .xls, .xlsx, .csv
Limitações de importação: Um máximo de 1000 usuários podem ser importados por vez. No entanto, o número de usuários que podem ser adicionados à conta do CRM depende do número de licenças de usuário adquiridas.

Nota:
  1. Durante a importação, os usuários são associados à Função e ao Perfil usando Nome da Função ou ID da Função e Nome do Perfil ou ID do Perfil.
  2. Os usuários existentes podem ser atualizados com base no ID do usuário ou no endereço de e-mail.
  3. Depois que os usuários são importados, os e-mails de convite não são enviados aos usuários. Eles precisam ser convidados manualmente clicando no botão de reconvite.
  4. Com base na edição do CRM assinada e no número de licenças de usuário disponíveis, os usuários serão importados. Por exemplo, se sua edição do CRM permite 3 usuários e você já tem 2 usuários, apenas um usuário (o primeiro usuário mencionado no arquivo de importação) será adicionado à conta do CRM.
Para importar usuários
  1. Vá para Configuração > Usuários e Controle > Usuários
  2. Na página Usuários , clique no ícone Importar próximo ao botão +Novo Usuário.
  3. Na página Importar Usuários, você pode Arrastar e soltar o arquivo ou Procurar o arquivo . Você também pode baixar um arquivo de exemplo para preencher os dados do usuário e importá-lo.

  4. Clique em Avançar .
  5. Em O que você deseja fazer com os registros no arquivo? , escolha Adicionar como novo usuário ou Atualizar somente usuários existentes ou Ambos .
  6. Se você escolher Atualizar somente usuários existentes ou Ambos, faça o seguinte:
    1. Em Localizar usuários existentes com base em, escolha ID do Usuário ou E-mail.
    2. Marque 'Não atualizar valores vazios para usuários existentes' para evitar a substituição de valores vazios para usuários existentes.
  7. Clique em Avançar .
  8. Mapeie os campos importados com os campos apropriados do CRM
  9. Clique em Avançar para concluir a importação.
Com base na edição do CRM assinada e no número de licenças de usuário disponíveis, os usuários serão importados. Por exemplo, se sua edição do CRM permite 3 usuários e você já tem 2 usuários, apenas um usuário (o primeiro usuário mencionado no arquivo de importação) será adicionado à conta do CRM.


Nota:
Incompatibilidade de Data Center
Ao adicionar um usuário ou importar usuários para sua conta, se o endereço de e-mail do usuário já estiver registrado em um data center, você não poderá registrá-lo em outro data center. Por exemplo, se o Sr. John Parker estiver registrado com endereço de e-mail john.parker@zylker.com no data center da UE, você não poderá adicioná-lo ao data center dos EUA usando o mesmo endereço de e-mail.
No entanto, você pode adicionar o mesmo usuário à sua conta usando as opções abaixo:
  1. Solicite ao usuário que exclua o registro com o data center existente e, em seguida , adicione-o à sua conta.
  2. Solicite que o usuário migre sua conta para o datacenter da sua organização.

Modificando usuários

Ao adicionar um usuário, você começará especificando apenas seu nome, endereço de e-mail, função e detalhes do perfil. Você pode adicionar outros detalhes do usuário, como números de telefone, endereço, foto, fax, site, data de nascimento, idioma, etc., mais tarde, quando precisar.

Para modificar os detalhes
de um usuário

  1. Vá para Setup > Users & Control > Users .
  2. Na página Usuários, selecione o usuário na lista para modificar os detalhes do usuário ou adicionar mais informações.
  3. Na seção Detalhes do Usuário, clique em Editar para a seção correspondente na qual você deseja modificar os detalhes do usuário. Você pode fornecer os seguintes detalhes:
    • Telefone , Celular , Site , Fax e Data de Nascimento: Insira informações de contato e biográficas sobre o usuário.
    • Informações de endereço : Insira os detalhes completos do endereço do usuário.
    • Idioma : defina o idioma da conta do Zoho CRM do usuário.
    • Localidade do país : selecione o país do usuário na lista.
    • Padrão de data: Selecione o padrão preferido da data na lista de opções disponíveis. (O padrão de data será preenchido com base na localidade do país do usuário, que pode ser alterada com base na preferência do indivíduo).

    • Formato de hora : escolha entre um formato de horário de 12 ou 24 horas.
    • Fuso horário: defina o fuso horário da conta do Zoho CRM do usuário.

  4. Clique em Salvar .

Convidando usuários novamente

Qualquer usuário adicionado manualmente receberá um convite por e-mail com um link para ingressar na conta do CRM. Se um usuário não aceitar o convite enviado pelo administrador dentro de sete dias, o administrador poderá reenviá-lo aos usuários. Os usuários que não aceitaram o convite para ingressar na conta CRM da organização serão listados em Usuários não confirmados . Aqui você pode reenviar um convite apenas para os usuários não confirmados. Se o usuário estiver desativado, você precisará ativá-lo primeiro. Consulte também Ativar usuários

Como alternativa, se você importar usuários por meio da funcionalidade de importação de usuário, o email de convite usando a opção Reconvidar deverá ser enviado manualmente para cada usuário.

Para convidar novamente um usuário

  1. Faça login no Zoho CRM com privilégios de administrador.
  2. Vá para Setup > Users & Control > Users .
  3. Na página Usuários, selecione o usuário necessário. Na seção Detalhes do Usuário, clique em Convidar novamente.
  4. Como alternativa, você também pode ir para a visualização Usuários não confirmados e selecionar o usuário para convidar novamente. Um e-mail de convite será enviado para o endereço de e-mail do usuário.


    Pontos a serem lembrados:
Quando você é convidado para a conta CRM da Empresa A e...
O que você precisa fazer
Você não tem uma conta CRM existente.
Clique no link de acesso no e-mail de convite para participar da conta da Empresa A.
Você já faz parte da conta da organização da Empresa B.
Peça ao Super Administrador da conta CRM da Empresa B para excluí-lo dessa conta. Em seguida, clique no link de acesso no e-mail de convite para participar da conta da Empresa A.
Você já faz parte da conta da organização da Empresa B. Além disso, você é o Super Administrador na mesma conta.
Na conta CRM da Empresa B, faça outro usuário como Super Administrador e peça ao mesmo usuário para excluí-lo dessa conta. Em seguida, clique no link de acesso no e-mail de convite para participar da conta da Empresa A.
Você já faz parte da conta da organização da Empresa B. Além disso, você é o único usuário ativo na conta.
Exclua a conta CRM da Empresa B e clique no link de acesso no e-mail de convite para ingressar na conta da Empresa A.
Nesse caso, a conta Zoho CRM da Empresa B será fechada e todos os dados serão apagados com segurança. Um e-mail será enviado para você com um link para baixar o backup final de seus dados.
Você já faz parte do Zoho Docs/Zoho Mail/Zoho Creator na conta da organização da Empresa B.
Peça ao administrador do Zoho Docs/Zoho Mail/Zoho Creator (da Empresa B) para excluí-lo da conta do produto correspondente. Em seguida, clique no link de acesso no e-mail de convite para participar da conta da Empresa A.
Você já faz parte do Zoho Docs/Zoho Mail/Zoho Creator na conta da organização da Empresa B. Além disso, você é o administrador da conta nesses produtos.
Na conta Zoho Docs/Zoho Mail/Zoho Creator da Empresa B, torne outro usuário o Administrador e peça ao mesmo usuário para excluí-lo dessa conta. Em seguida, clique no link de acesso no e-mail de convite para participar da conta da Empresa A.
Você já faz parte do Zoho Docs/Zoho Mail/Zoho Creator na conta da organização da Empresa B. Além disso, você é o único usuário ativo na conta.
Exclua a conta do Zoho Docs/Zoho Mail/Zoho Creator da Empresa B e clique no link de acesso no e-mail de convite para ingressar na conta da Empresa A.
Nesse caso, a conta Zoho CRM da Empresa B será fechada e todos os dados serão apagados com segurança. Um e-mail será enviado para você com um link para baixar o backup final de seus dados.


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