Nesta página, veremos quais são as novas regras do GDPR e como o Zoho CRM pode ajudá-lo a cumpri-las. Também ajudaremos você a entender como proteger os dados de seus clientes.

O Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD) é um novo conjunto de regras projetado para fornecer aos residentes da UE controle sobre como seus dados pessoais podem ser usados por empresas em todo o mundo. No fundo, estas regras visam proteger os dados dos seus residentes na UE. Isto significa que as organizações têm de estar bem cientes do impacto que isso terá nos indivíduos e empresas que lidam com os dados pessoais dos residentes da UE. Também é preciso estar bem preparado para seguir requisitos consistentes de conformidade com a proteção de dados.

Primeiro, vamos nos familiarizar com controladores, processadores e titulares de dados. É fundamental entender e identificar a diferença nos papéis de cada um.

• Controlador de Dados - Alguém que controla a finalidade e os meios de processamento de dados pessoais. O controlador define como os dados devem ser usados e por que devem ser usados. Muitas vezes, os controladores de dados usam um serviço externo ou outra organização para processar os dados. É aqui que entram os processadores de dados. Nesse caso, o controle sobre os dados pessoais coletados permanece com o controlador de dados e não é repassado.
  
• Processador de dados - As organizações que processam dados pessoais em nome do controlador são conhecidas como processadores de dados. Eles não têm controle sobre o que é feito com os dados nem podem alterar a finalidade da coleta de dados. Os processadores obtêm direitos limitados para processar os dados de acordo com as instruções fornecidas pelo controlador.
  
• Titular dos dados - A pessoa cujas informações pessoais você coleta são os titulares dos dados. Em uma empresa, os titulares dos dados tendem a ser seus clientes e funcionários. Você coleta informações deles, como nome, endereço, número de telefone e endereço de e-mail, para processá-los e contatá-los para negócios.
  

Zoho como processador de dados

Um processador de dados deve ter um sistema, ferramenta e método seguros para coletar e armazenar dados pessoais. O Zoho CRM está equipado para estar em conformidade com o GDPR como processador de dados. Há muitas opções no Zoho CRM projetadas para ajudá-lo a proteger os dados de seus clientes e atender aos padrões de segurança e privacidade estabelecidos no GDPR.

Segurança e privacidade de dados são dois termos diferentes que são frequentemente usados de forma intercambiável. No entanto, eles têm significados específicos:

• A privacidade de dados gira em torno da coleta e uso lícitos de dados pessoais.
  
• Segurança de dados é ter as salvaguardas físicas, técnicas e administrativas em vigor para proteger os dados do seu cliente.
  

Como resultado, introduzimos opções no Zoho CRM que:

• ajudá-lo a cumprir as regras de privacidade, e
  
• Fornecer uma plataforma segura para proteger os dados do seu cliente.
  

Disponibilidade

Permissão necessária

Os usuários com a permissão Gerenciar Configurações de Conformidade em seu perfil podem exibir os recursos disponíveis

em Configuração > Usuários e Controle > Configurações de Conformidade.

Verificar disponibilidade e limites de recursos

Por onde começar no Zoho CRM?

Etapa 1 - Ative as configurações de conformidade com o GDPR para sua conta do Zoho CRM.

Para ativar a conformidade com o RGPD, aceda a Configurar > Utilizadores e Controlar > Definições de Conformidade .

Os usuários com a permissão de perfil Gerenciar Configurações de Conformidade podem habilitá-la.

Depois de ativar a conformidade com o RGPD, você precisa selecionar os módulos que contêm as informações do titular dos dados e para os quais a conformidade com o GDPR é necessária. Juntamente com as seções Informações e Online, a seção Privacidade de Dados estará disponível para os registros nesses módulos e você pode selecionar uma base legal para processar os dados.

Passo 2 - Atualizar a base legal para o processamento de dados pessoais

Por padrão, todos os registros nos módulos selecionados terão a Base de Processamento de Dados definida como Não Aplicável quando você habilitar a configuração Conformidade com o GDPR em Configurações de Configuração > Usuários e Controle > Conformidade . Você pode alterar isso com base em seu critério e casos de negócios e atualizar as bases legais para os registros.

Passo 3 - Quando o Consentimento é a base legal para o tratamento de dados.

1. Personalize o formulário de consentimento em Configurar > Usuários e Controle > Configurações de Conformidade > Formulário de Consentimento . Consulte também Personalizar formulário de consentimento .
   
2. Inclua um link para o formulário em um modelo de email. Você pode usar esse modelo de e-mail para enviar e-mails e obter os detalhes de consentimento atualizados dos clientes. Você também pode adicionar o link ao formulário ao redigir um email e enviá-lo aos destinatários. Consulte também Adicionar link de consentimento em um modelo de email
   

Passo 4 - Visualize o painel que lista as bases de processamento de dados para todos os registros.

Vá para Configuração > Usuários e Controle > Configurações de Conformidade > Visão geral , para exibir o painel que fornece os seguintes detalhes:

• Número de registros que têm a base legal marcada como Não Aplicável.
  
• Número de registros que foram atualizados com uma das bases legais.
  
• Gráfico que exibe o status de consentimento - Pendente , Aguardando , Obtido .
  

O conteúdo aqui apresentado não deve ser interpretado como aconselhamento legal. Entre em contato com seu consultor jurídico para saber como o GDPR afeta sua organização e o que você precisa fazer para estar em conformidade com o GDPR.

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