Gerenciar várias moedas no Zoho CRM

Gerenciar várias moedas

O suporte a várias moedas no Zoho CRM ajuda você a lidar facilmente com transações comerciais no mercado global. Se você lida regularmente com clientes e fornecedores internacionais, a Multi-Currency facilitará a compra e venda internacional. Com o suporte a várias moedas no Zoho CRM, você pode:

  1. Estime o valor de uma oportunidade usando a moeda em que você negocia e também na moeda local do cliente.
  2. Gere e exiba relatórios na moeda da sua organização.
  3. Importe um único arquivo que contenha dados com valores em várias moedas.
Disponibilidade
Permissão necessária
Os usuários com o perfil Administrador podem configurar esse recurso.

Benefícios
  1. Elimine as complexidades em empresas multinacionais.
  2. Consolide facilmente dados financeiros de vários locais da empresa.
  3. Minimize as conversões manuais e traga eficiência automatizada.
  4. Gere relatórios perspicazes de transações em várias moedas.
  5. Terminologias
Home Moeda
É a moeda principal que sua organização usa para seus negócios. Muitas vezes essa é a moeda utilizada para gerar relatórios anuais e calcular o lucro da empresa. A Home Currency é mais relevante para empresas multinacionais que fazem negócios em várias moedas. Por exemplo, uma empresa tem escritórios no Japão, Índia e Espanha, mas sua sede está nos EUA. Assim, os números financeiros desta empresa são expressos em dólares americanos. No exemplo, a moeda doméstica é o dólar americano.
Moeda Ativa
Essas são as moedas nas quais sua organização faz negócios. Apenas moedas ativas podem ser inseridas em oportunidades e outros campos.
Moeda Inativa
Essas são as moedas que sua organização não usa mais. Uma vez desativadas, essas moedas não serão excluídas. Eles ainda estarão listados em Moedas.
Taxas de Câmbio
É a taxa a que uma moeda pode ser trocada por outra. Na sua conta CRM, a taxa de câmbio é usada para converter um valor em uma moeda para a moeda doméstica usada pela sua organização.
Moeda recorde
Esta é a moeda para cada registro. Todos os valores de moeda para um registro serão baseados na moeda de registro selecionada.
Pontos a serem lembrados
Por favor, analise os seguintes pontos antes de começar a usar o recurso de várias moedas.
  1. Somente usuários com perfil de administrador podem ativar esse recurso e adicionar moedas.
  2. Uma vez ativado, esse recurso não pode ser desativado.
  3. O administrador pode adicionar várias moedas.
  4. Não é possível atualizar em massa a moeda do registro (ou seja, o campo Moeda) para os registros.
  5. Não há suporte para várias moedas no módulo Previsões. A previsão está disponível apenas na Moeda Inicial.

Ativar Multi-Moedas & Adicionar Moeda Doméstica

Os usuários com perfil de administrador precisam primeiro ativar esse recurso adicionando a moeda inicial. Por favor, note que uma vez ativado, você não pode desativar este recurso Multi-Moeda.

Na ativação:

  • O sistema levará um tempo para aplicar a Moeda Inicial como a Moeda do registro para todos os registros existentes na conta do CRM.
  • Todos os usuários com o perfil de administrador definido pelo Zoho receberão um e-mail informando que o recurso de várias moedas está ativado na conta CRM da organização.
  • As taxas de câmbio para os recordes existentes serão definidas como 1.
  • O campo Localidade da moeda não estará disponível em Ir para Configuração > Detalhes Gerais > da Empresa.

Para ativar a moeda múltipla & adicionar moeda
inicial

  1. Vá para Configuração > Detalhes Gerais > da Empresa.
  2. Na página Detalhes da Empresa, vá para a guia Moedas
  3. Selecione a Moeda Inicial necessária na lista suspensa.
    Observe que a moeda doméstica não pode ser alterada. O formato da moeda selecionada será mostrado.
  4. Clique no link Personalizar para alterar o seguinte:
    • Selecione o Separador de Mil na lista suspensa.
    • Selecione as Casas decimais na lista suspensa.
    • Selecione o separador decimal na lista suspensa.
    • Clique em OK.
  5. Clique em Confirmar.

Adicionar várias moedas

Depois de ativar o recurso adicionando a moeda inicial, o administrador pode adicionar outras moedas que a empresa usa para negócios. Outros usuários poderão selecionar essas moedas para usá-las como moeda de registro ao criar leads, contatos, negócios, etc.

Nota
  1. O campo Moeda estará disponível nos registros somente depois que a multimoeda for ativada.
  2. Os campos definidos pelo sistema - Moeda e Taxa de câmbio podem ser removidos do layout se não houver campos Tipo de moeda no layout. A qualquer momento, se um campo Tipo de moeda for adicionado ao layout, automaticamente os campos definidos pelo sistema - Moeda e Taxa de câmbio serão adicionados.

Para adicionar várias moedas

  1. Vá para Configuração > Detalhes Gerais > da Empresa > Moedas.
  2. Clique no botão Adicionar.
  3. Na caixa pop-up Adicionar moeda, faça o seguinte:
    • Selecione uma Moeda na lista suspensa que será definida como a moeda inicial.
      Com base na moeda selecionada, o formato de moeda será preenchido.
    • Clique no link Personalizar para alterar o formato da moeda.


    • Selecione o Símbolo, Separador de Milhar, Casas Decimais e Separador Decimal nas respectivas listas suspensas e clique em OK.
  4. Insira a taxa de câmbio para a moeda que você está adicionando e click Save.

Alterar a taxa de câmbio

A taxa de câmbio é especificada ao adicionar várias moedas. Cada registro terá o campo definido pelo Zoho chamado Taxa de Câmbio com o valor de conversão baseado na moeda do registro. Isso é adicionado para manter uma nota da taxa de conversão no momento da criação do registro. Quando o recurso de várias moedas for ativado, a moeda inicial será definida como a moeda recorde para todos os registros existentes. Como resultado, as taxas de câmbio para os registros existentes serão definidas como 1.

Nota
  1. A alteração das taxas de câmbio não afetará os registros existentes.

Para alterar a taxa de
câmbio

  1. Vá para Configuração > Geral > Detalhes da Empresa > Moedas.
  2. Clique na moeda para a qual você deseja alterar a taxa de câmbio.
  3. Na caixa pop-up Editar moeda, modifique a taxa de câmbio da moeda.


  4. Clique em Salvar.

Desativar moeda

Quando sua organização não usa mais uma moeda para negócios, você pode desativá-la de sua conta do CRM. Ao desativar uma moeda:

  • A moeda não será excluída, pois você só pode desativá-los.
  • Novos registros não podem ser criados usando a moeda desativada. No entanto, você pode estar tendo registros existentes que usam a moeda desativada.
  • A moeda desativada estará disponível na lista de moedas que você adicionou.

Para desativar moedas

  1. Vá para Configuração > Geral > Detalhes da Empresa > Moedas.
  2. Alterne o botão Status para o estado inativo na moeda que a organização não usa mais.


Ativar moeda

Ative as moedas inativas adicionadas à sua conta CRM sempre que quiser. Observe que apenas 10 moedas podem estar ativas na conta CRM da sua empresa.

Para ativar moedas

  1. Vá para Configuração > configurações da organização > detalhes da empresa > moedas.
  2. Alterne o botão Status na moeda que você deseja ativar.

Usando várias moedas

Antes de começar a usar esse recurso, o Administrador na conta CRM da sua organização precisa adicionar a Moeda Inicial e várias outras moedas. Só assim, outros usuários do perfil podem começar a usar as moedas na criação de oportunidades, cotações, faturas, etc.

Várias moedas são usadas para:
  1. Especifique Moeda do Registro ao criar registros.
  2. Criar cotações e faturas na moeda
  3. Importar registros que tenham valor em várias moedas.

Em Registros

Os registros no Zoho CRM terão um campo Moeda onde você poderá selecionar a moeda disponível na conta CRM da sua organização. Esse campo estará disponível somente depois que o recurso de várias moedas estiver habilitado. Todos os campos de valor em um registro terão o valor na Moeda do registro, seguido pelo valor em Moeda Doméstica entre parênteses.
Nota: O campo Moeda estará disponível nos registros somente depois que a multimoeda for ativada.

Para especificar a moeda de um registro

  1. Clique na guia [Módulo].
  2. Clique em Novo [Registro].
  3. Na página Novo [Registro], insira os detalhes e selecione a Moeda do registro na lista suspensa.
    Somente as moedas ativas serão listadas no campo suspenso.
  4. Clique em Salvar.

Em cotações, faturas, ordens de venda e ordens de compra

Como qualquer outro registro, você também pode definir o campo Moeda para cotações e faturas. Os itens de linha selecionados estarão na moeda inicial. Eles serão convertidos na moeda do registro selecionada para a cotação ou fatura.

Em Relatórios

Por padrão, o valor em um relatório será exibido em Moeda Inicial.

No modo de exibição de lista

O Modo de Exibição de Lista filtra e exibe registros em um módulo com base em critérios. Por exemplo, você pode criar um modo de exibição de lista para filtrar e ver os potenciais que estão fechando esta semana. Ao especificar critérios, usando um campo de moeda, o valor pode ser especificado apenas na moeda inicial.
As colunas nesses modos de exibição de lista podem ser personalizadas para adicionar os campos de moeda. Consulte também Personalizar colunas no modo de exibição de lista. Quando você clica no cabeçalho da coluna de moeda em uma exibição de lista, os registros com moedas diferentes serão classificados em ordem crescente ou decrescente com base no valor da Moeda Inicial.

Durante a importação

No Zoho CRM, você pode importar facilmente registros com várias moedas.
Quando o campo Moeda de um registro não é mapeado, a Moeda Inicial será definida como a Moeda.
Quando um campo Registrar Moeda é mapeado, mas o valor difere no arquivo de importação e no CRM, a Moeda Base será definida como a Moeda.

Ao especificar critérios

Em recursos como Exibição de Lista, Regras de Fluxo de Trabalho, Relatórios, etc, você tem a opção de especificar os critérios. Ao usar várias moedas, os critérios que usam os campos de moeda podem ser definidos apenas em Moeda Inicial.

Em painéis

O Painel no Zoho CRM é onde você pode adicionar representações pictóricas de seus relatórios personalizados, o que fornece um instantâneo em tempo real das principais métricas da sua organização. Ele também irá ajudá-lo a visualizar facilmente os padrões e tendências em vendas, marketing, etc. O valor nos componentes do painel será exibido na Moeda Inicial.

Em Localizar e mesclar

Quando você tiver 2 ou 3 registros semelhantes com moeda diferente, poderá usar o recurso Localizar e mesclar para mesclar os registros duplicados. Os valores dos campos Taxa de Câmbio e Moeda do registro mestre serão tomados e o valor selecionado de outros registros será convertido de acordo para ser mesclado como um registro.

Em formulários da Web

Há dois casos para usar o campo Moeda em seu formulário da Web:
  1. Criar um formulário da Web com o campo Moeda. O visitante, preenchendo o formulário, selecionará a moeda e especificará o valor e o mesmo será adicionado no Zoho CRM.
  2. Criar um formulário da Web com o campo Moeda e modificar o código HTML para ocultar o campo e fornecer um único valor para o campo Moeda. Por exemplo, você gera um formulário da Web com um campo oculto, Moeda, cujo valor é especificado como INR. Quando o formulário for publicado e um visitante preencher o formulário, o valor será tomado como INR e será adicionado no Zoho CRM.
Nota: Se o campo Moeda não for adicionado no formulário da Web, o valor será considerado em Moeda Doméstica.

Em Previsões

O suporte a várias moedas não está disponível no módulo Previsão. O valor nas previsões será listado em Home Currency.

Em conversão de leads

Cada registro de lead terá uma moeda de registro em sua conta. Quando um lead é convertido, uma conta, contato e potencial são criados. Esses novos recordes terão a moeda do lead convertida.


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