Gerenciando funções no Zoho CRM

Gerenciando funções

No Zoho CRM, você pode configurar a hierarquia em toda a organização usando Funções. Os usuários em uma hierarquia superior sempre podem acessar todos os registros de em uma hierarquia inferior. Por exemplo, um Gerente de Vendas pode acessar todos os registros dos Representantes de Vendas, enquanto os Representantes de Vendas podem acessar apenas seus registros.
Pontos chave para entender os papéis
  1. Os usuários com uma função de CEO têm acesso a todo o banco de dados dentro de sua organização.
  2. Os gerentes na hierarquia de função não poderão exibir ou editar os registros de seus subordinados se não tiverem as permissões "Ler" ou "Editar" para o tipo de registro.
  3. Os usuários em uma função superior podem acessar os dados de outros usuários abaixo de sua hierarquia. Por exemplo: um Gerente de Vendas pode acessar os dados de suas subcoordenadas.
  4. Por padrão, os usuários da mesma função não podem acessar os dados uns dos outros. Por exemplo, o VP Engineering não pode acessar os dados do VP Marketing e vice-versa, embora eles sejam da mesma hierarquia.
  5. Por padrão, os usuários na parte superior da hierarquia não podem exibir os dados compartilhados com seus usuários subordinados por meio de regras de compartilhamento personalizadas. No entanto, você pode habilitar os direitos de acesso aos gerentes usando a opção Superiores Permitidos ao criar a regra de compartilhamento de dados.
  6. Usando a opção Compartilhar dados com pares, você pode habilitar o compartilhamento de dados entre usuários da mesma função.
  7. É preciso ter acesso de leitura ou leitura/gravação ao registro principal para adicionar notas, anexos ou enviar e-mails para ele.
Disponibilidade
Permissão necessária
Os usuários com a permissão Gerenciar Funções no perfil podem acessar esse recurso.
Verificar disponibilidade e limites de recursos
Dê uma olhada em um modelo de hierarquia da organização:

Zoho CRM - Hierarquia de função de exemplo

Criando funções

Por padrão, as funções de CEO e Gerente estão habilitadas para sua conta paga do Zoho CRM. Além disso, você pode criar diferentes tipos de funções para usuários com base em sua posição na hierarquia da organização e no tipo do Zoho CRM Edition.

Nota
  • Um usuário com um perfil de Administrador terá acesso a todos os dados, independentemente da função atribuída ao usuário.

Para criar novas funções

  1. Vá para Setup > Users & Control > Security Control > Roles.
  2. Na seção Funções, clique em +Nova Função.
  3. Na página Nova Função , faça o seguinte:
    • Insira o nome da função. Não adicione uma função com o mesmo nome.
    • Selecione a função do superior imediato na pesquisa Relatórios para.
      Se você não selecionar a função do superior, a nova função será criada sob a função de CEO.
    • Marque a caixa de seleção Compartilhar Dados com Pares se quiser habilitar direitos de acesso a pares.
    • Especifique a Descrição para a função.
  4. Clique em Salvar.

Nota
  • Você só poderá criar funções se tiver mais de um usuário em sua conta do Zoho CRM.

Atribuindo funções a usuários

Depois de criar funções, você pode atribuí-las aos usuários em sua organização. 

Para atribuir funções aos usuários

  1. Vá para Configurar > Usuários e Controle > Usuários.
  2. Na página Usuários, clique em um <Nome de usuário>.
  3. Na página de detalhes do usuário, clique no ícone de edição  .
  4. Na página Editar Usuário, selecione uma Função específica na lista suspensa.
  5. Clique em Salvar.

Editando funções

Você pode modificar as funções de usuário de acordo com as alterações na hierarquia da sua organização. Como parte da modificação das funções, você pode executar o seguinte:

  • Renomear a função
  • Alterar a função
    superior
  • Alterar a configuração de compartilhamento de
    dados com pares

Ao alterar os nomes das funções, todas as regras de compartilhamento de dados serão atualizadas automaticamente. Assim, você não precisa calcular as regras de compartilhamento de dados ou atualizar os detalhes do usuário.

Para editar uma Função

  1. Vá para Setup > Users & Control > Roles.
  2. Na Lista de Funções, clique no Nome da função.
  3. Na página Detalhes da Função, clique em Editar.
  4. Na página Editar Função, atualize as novas propriedades da função.
  5. Clique em Salvar.

Excluindo funções

Não é possível excluir as funções existentes sem transferir os usuários para uma nova função.

Para excluir uma função

  1. Vá para Setup > Users & Control > Roles.
  2. Na página Funções, clique no nome da função.
  3. Na página Detalhes da Função, clique em Excluir.
  4. Na página Excluir Função , clique em uma Função existente para transferir as funções-filho para a função selecionada.
  5. Clique em Transferir & Excluir.
    Agora, a função e as funções filhas são transferidas para a nova função e uma hierarquia de organização diferente é criada.


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